A nagykövetek hivatalos funkcióik betöltése során nagyköveti fogadást tartanak vagy azokon vendégként vesznek részt. Az állófogadások első momentuma a fogadóvonal, mely a házigazda és kísérete (férje-felesége, munkatársai) alkotnak. A bejáratnál ők fogadják és üdvözlik sorra az érkező vendégeket, jellemzően az első húsz percben. Az állófogadások jellemzően másfél-két órás rendezvények, melyek egyik jellegzetes tárgya a vendégkönyv is, amelyet egy külön asztalon helyeznek el. Magas szintű állami delegációk esetén is alkalmazhatnak vendégkönyvet. A nagykövetségi és nagyköveti fogadások apropója lehet egy nemzeti ünnep, egy díszvendég tiszteletére rendezett alkalom, amelyet rendezhetnek nagyköveti rezidencián vagy más, a rendezvény magas szintjének megfelelő helyszínen.